Lastenheft für den Onlineshop: Vorlage und Leitfaden für WooCommerce, Shopify und Webflow
Das Lastenheft für einen Onlineshop beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was der Shop leisten muss, für wen, unter welchen Rahmenbedingungen und nach welchen Kriterien er abgenommen wird. Ein brauchbares Lastenheft umfasst 12 Kapitel: Ziele, Zielgruppen, Sortiment, Kaufprozess, Zahlung, Versand, Backend, Schnittstellen, SEO, Performance, Barrierefreiheit und Abnahme.
Fehlt dieses Dokument, kalkuliert jede Agentur ein anderes Projekt. Sie erhalten drei Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, und niemand kann sagen, welches realistisch ist. Lücken tauchen dann mitten im Projekt als kostenpflichtige Change Requests auf.
In diesem Leitfaden zeigen wir die Struktur, mit der wir Shopprojekte für Kunden in Deutschland, Frankreich und Nordafrika vorbereiten, mit konkreten Beispielen je Kapitel und den Fragen, die Sie vor der Wahl zwischen WooCommerce, Shopify und Webflow klären sollten.
Lastenheft oder Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Im deutschsprachigen Raum wird sauber unterschieden: Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber. Es beschreibt das Was und das Wofür. Das Pflichtenheft erstellt der Dienstleister auf dieser Basis. Es beschreibt das Wie, also Plattform, Erweiterungen, Architektur und Umsetzung.
Für Sie heißt das: Formulieren Sie Anforderungen, keine technischen Lösungen. Die Wahl des Shopsystems gehört ins Pflichtenheft, sollte aber direkt aus Ihren Anforderungen ableitbar sein.
Warum sich ein Lastenheft für den Onlineshop lohnt
Ein Onlineshop ist ein System. Das Sortiment speist die Produktseiten, diese den Warenkorb, der Checkout löst Zahlung, Bestellbestätigung, Kommissionierung und Versand aus. Eine unklare Entscheidung an einer Stelle bremst alles Weitere.
- Vergleichbare Angebote: Alle Agenturen kalkulieren denselben Umfang.
- Klarere Plattformwahl: Ihre Rahmenbedingungen schließen manche Systeme sofort aus.
- Saubere Abnahme: Abgenommen wird gegen schriftliche Kriterien, nicht nach Bauchgefühl.
Ein Lastenheft muss nicht 60 Seiten haben. Acht bis fünfzehn präzise Seiten sind wertvoller als eine generische Vorlage.
Die 12 Kapitel eines Lastenhefts für den Onlineshop
1. Ausgangslage, Ziele und KPIs
Beschreiben Sie Unternehmen, Angebot und Anlass: Neuaufbau, Relaunch oder Wechsel des Shopsystems. Legen Sie messbare Ziele fest, etwa Bestellungen pro Monat, durchschnittlichen Warenkorbwert und Online-Umsatzanteil nach zwölf Monaten.
Beispiel: „Bis Ende 2027 monatlich 350 Bestellungen bei einem durchschnittlichen Warenkorb von 55 Euro, Conversion Rate mobil mindestens 1,8 %.“
2. Zielgruppen und Märkte
Wer kauft, aus welchen Ländern, auf welchen Geräten, in welcher Sprache und Währung? Ein Shop für Deutschland, Österreich und die Schweiz mit Preisen in Euro und Franken braucht eine andere Struktur als ein rein deutscher Shop.
3. Sortiment und Produktdaten
Das am häufigsten unterschätzte Kapitel. Halten Sie fest:
- Anzahl der Produkte zum Start und in zwei Jahren;
- Varianten (Größe, Farbe, Mahlgrad) und ihre durchschnittliche Anzahl pro Produkt;
- Attribute für Filter (Marke, Material, Kompatibilität);
- Datenquelle: Excel, Warenwirtschaft, Lieferanten-Feed oder manuelle Pflege;
- Zustand der vorhandenen Inhalte: Fotos, Texte, Datenblätter.
Das beeinflusst Budget und Plattformwahl direkt. Webflow zählt beispielsweise jede Variante auf das Artikellimit des Tarifs an, wie unser Leitfaden zu Webflow E-Commerce zeigt.
4. Kaufprozess und Frontend-Funktionen
Beschreiben Sie den idealen Weg von der Startseite bis zur Bestellbestätigung: Suche, Filter, Produktseite, Warenkorb, Gastbestellung oder Kundenkonto, Gutscheine, Merkliste, Bewertungen.
Ordnen Sie jede Funktion als Muss, Soll oder Kann ein. So bleibt die erste Version im Budget.
5. Zahlungsarten
In Deutschland erwarten Kundinnen und Kunden neben Kreditkarte und PayPal häufig Kauf auf Rechnung, Lastschrift sowie Apple Pay oder Google Pay. Jede Zahlungsart hat je nach Shopsystem und Payment-Anbieter andere Auswirkungen auf Kosten und Integrationsaufwand. Nennen Sie außerdem die Gesellschaft, die die Zahlungen vereinnahmt.
6. Versand, Retouren und Logistik
Liefergebiete, Versanddienstleister, Versandkostenlogik (pauschal, nach Gewicht, versandkostenfrei ab Betrag), Click and Collect, Sendungsverfolgung und Retourenprozess. Klären Sie, wer kommissioniert und wie Bestelldaten ins Lager oder zum Fulfillment-Dienstleister gelangen.
7. Backend und Rollen
Wie viele Personen arbeiten im Backend, mit welchen Rollen (Produktpflege, Bestellabwicklung, Kundenservice)? Welche Rechnungen, Exporte für die Buchhaltung und Benachrichtigungen werden benötigt?
8. Schnittstellen
Warenwirtschaft oder ERP, Kassensystem, CRM, Newsletter-Tool, DATEV-Export, Versanddienstleister, Marktplätze, Google Merchant Center und Meta. Legen Sie für jede Schnittstelle Datenrichtung (Import, Export, Synchronisation) und Häufigkeit fest.
9. Rechtliche Anforderungen
Ein Lastenheft für einen Shop in Deutschland muss den rechtlichen Rahmen abdecken: Impressum, Datenschutzerklärung und Cookie-Einwilligung nach DSGVO und TDDDG, Widerrufsbelehrung, Grundpreisangaben und einen eindeutig beschrifteten Bestellbutton gemäß § 312j BGB, etwa „zahlungspflichtig bestellen“. Lassen Sie die Rechtstexte von Fachleuten erstellen; das Lastenheft legt fest, wo und wie sie technisch eingebunden werden.
10. SEO und bestehende Rankings
Fordern Sie überprüfbare SEO-Grundlagen: sprechende URLs, editierbare Title-Tags und Meta-Descriptions, strukturierte Daten vom Typ Product, XML-Sitemap und eine kontrollierte Behandlung von Filtern und Paginierung. Google beschreibt diese Punkte in seinen Best Practices für E-Commerce-Websites.
Bei einem Relaunch gehört ein vollständiger 301-Weiterleitungsplan dazu, siehe unseren Leitfaden Shop-Migration ohne SEO-Verlust.
11. Performance, Barrierefreiheit und Sicherheit
Ersetzen Sie „der Shop soll schnell sein“ durch Zahlen. Die Core-Web-Vitals-Schwellenwerte von Google sind eine gute Basis: LCP unter 2,5 Sekunden, INP unter 200 Millisekunden, CLS unter 0,1, gemessen mobil.
Seit dem 28. Juni 2025 gilt für viele Onlineshops das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), die deutsche Umsetzung des European Accessibility Act. Fordern Sie daher Konformität mit WCAG 2.2 Stufe AA; Details finden Sie in unserem Beitrag BFSG für Onlineshops. Ergänzen Sie Anforderungen an HTTPS, Backups und Update-Prozesse.
12. Abnahme, Schulung, Wartung und Eigentum
Definieren Sie Pflicht-Testfälle: Bestellung mit jeder Zahlungsart, Storno, Erstattung, Transaktions-E-Mails, Darstellung auf Smartphones. Planen Sie Schulung und Wartungsvertrag ein. Und vor allem: Domain, Hosting, Quellcode, Payment-Konten und Kundendaten müssen auf Ihr Unternehmen laufen.
Wie das Lastenheft die Wahl zwischen WooCommerce, Shopify und Webflow bestimmt
| Anforderung | WooCommerce | Shopify | Webflow E-Commerce |
|---|---|---|---|
| Großes Sortiment mit vielen Varianten | Ja, abhängig vom Hosting | Ja | Durch den Tarif begrenzt |
| Mehrsprachig und mehrere Währungen | Ja, per Plugin | Ja, integriert | Produkte nicht lokalisierbar |
| Zahlungsanbieter | Nahezu jeder Anbieter mit Plugin | Shopify Payments und viele Drittanbieter | Nur Stripe und PayPal |
| Individuelle Geschäftslogik | Sehr flexibel | Über Apps und APIs | Eingeschränkt |
| Technische Wartung | Durch Sie oder Ihre Agentur | Durch Shopify | Durch Webflow |
| Freies, redaktionelles Design | Abhängig von Theme und Umsetzung | Abhängig vom Theme | Sehr stark |
Den ausführlichen Vergleich lesen Sie in Shopify oder WooCommerce? Der Vergleich 2026.
Praxisbeispiel: eine Kaffeerösterei aus Leipzig
Eine kleine Rösterei aus Leipzig startete mit einem Satz: „Wir brauchen einen modernen Shop mit Abo-Funktion.“ Strukturiert ergab sich daraus:
- 40 Kaffees in je drei Packungsgrößen und vier Mahlgraden, also rund 480 Varianten;
- Verkauf nach Deutschland und Österreich, Preise in Euro, Grundpreisangabe pro Kilogramm;
- Zahlung per PayPal, Karte und Kauf auf Rechnung;
- wiederkehrende Abo-Lieferungen mit Pausieren und Kündigen im Kundenkonto;
- Barrierefreiheit nach BFSG und tägliche Übergabe der Bestellungen an das Versandtool.
Mit diesen Fakten scheidet Webflow aus (Variantenlimit, keine nativen Abos), und die Entscheidung fällt zwischen Shopify mit Abo-App und WooCommerce mit Subscriptions-Erweiterung. Die Angebote der Agenturen bezogen sich endlich auf denselben Umfang und lagen deutlich näher beieinander.
Typische Fehler im Lastenheft
- Lösungen statt Anforderungen: Schreiben Sie „Kunden filtern nach Größe und Preis“, nicht „Plugin X installieren“.
- Inhalte vergessen: Wer schreibt Produkttexte, wer liefert Fotos, bis wann?
- Die Zeit nach dem Launch ignorieren: Wartung, Updates, SEO und Werbung sind laufende Kosten.
- Den Checkout unterschätzen: Laut Baymard Institute werden rund 70 % der Warenkörbe abgebrochen. Unser Beitrag WooCommerce-Checkout optimieren zeigt, was hilft.
- Kein Budgetrahmen: Eine Spanne ermöglicht der Agentur, die beste Lösung innerhalb Ihres Rahmens vorzuschlagen.
Welches Budget ist realistisch?
Die Kosten folgen dem Umfang. Mit einem klaren Lastenheft können Sie Angebote gezielt vergleichen, auch mit Nearshore-Teams. Orientierungswerte finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten einer E-Commerce-Website in Tunesien.
Fazit: kurz, präzise und entscheidungsreif
Ein gutes Lastenheft für den Onlineshop ist kein Bürokratie-Pflichtprogramm. Es spart Zeit, schützt Ihr Budget und beantwortet die Frage WooCommerce, Shopify oder Webflow, bevor die erste Zeile Code geschrieben ist. Konzentrieren Sie sich auf Ziele, Sortiment, Zahlung, Versand, Recht und Abnahmekriterien.
Keine Zeit, es selbst zu schreiben? Unser Team führt mit Ihnen einen Konzeptions-Workshop durch, erstellt daraus ein Lastenheft, das Ihnen gehört, und setzt anschließend Ihren Shop um. Mehr zu unserer Onlineshop-Entwicklung und unserer WooCommerce-Entwicklung.